Im digitalen Umfeld stehen Unternehmen täglich vor der Herausforderung, alle Bild- und Videoinhalte so zu verwalten, dass sie nicht nur schnell verfügbar, sondern auch von allen Unternehmensbereichen einsetzbar sind. Das betrifft nicht nur den Bedarf im E-Commerce, sondern alle Unternehmen, die ihre Marke digital abbilden und vermarkten möchten. Mit effizientem Digital-Asset-Management (DAM) lässt sich diese Hürde professionell nehmen.
Was ist Digital-Asset-Management?
Digitale Assets wie Fotos, Videos, Präsentationen, Grafiken und andere wichtige Dokumente sind Mediendateien, die einer effizienten Verwaltung bedürfen. Dieser Prozess heißt Digital-Asset-Management, kurz DAM. Bei einem DAM-System handelt es sich um eine Software, die eben diese Verwaltung gewährleistet. Ihr Leistungsspektrum geht aber weit darüber hinaus. Die digitalen Assets werden von einer zentralen Content Location oder einem Content Hub aus organisiert und an die jeweiligen Nutzer verteilt.
Ein DAM-System soll Unternehmen von der Erstellung über die Bearbeitung bis hin zur Verteilung der eigenen Medieninhalte unterstützen. Die Organisation der digitalen Assets geschieht innerhalb des Systems, indem jedem Asset Metadaten zugewiesen werden. Es erhält also eine exakte Beschreibung seines Inhalts, wodurch es im Fundus oft gigantischer Datenmengen viel leichter zu filtern und zu finden ist.
Während ein klassisches DAM-System dazu gedacht ist, vor allem wichtige Dokumente im Unternehmen zu verwalten, spricht man mit Blick auf Multimedia-Inhalte oft eher von MAM, also Media-Asset-Management. Moderne Systeme vereinen oft schon beide Funktionalitäten und bieten somit ein attraktives Gesamtpaket. Daher sprechen wir in diesem Artikel zwar verstärkt von DAM-Software, decken damit aber auch den MAM-Aspekt gleichermaßen ab.
Funktionsweisen eines DAM-Systems
Ein DAM-System agiert als zentral angelegte Medianbibliothek für Ihre digitalen Assets. Alle Mitarbeiter im Unternehmen können auf sie zugreifen und sie für verschiedene Zwecke weiterverarbeiten.
Es organisiert, orchestriert und verwaltet all Ihre Mediendateien, aufgeschlüsselt nach Metadaten.
Es unterstützt Sie bei abteilungsübergreifenden Erstellungs- und Kooperationsprozessen über den gesamten Life-Cycle hinweg.
Es stellt allen Anwendern stets die aktuelle Dateiversion zur Verfügung, was vor allem dem Brand Management zugutekommt.
Für wen ist DAM geeignet?
Besonders an einem DAM-System ist, dass es beispielsweise nicht nur für die Kreativabteilung oder nur den Vertrieb eines Unternehmens geeignet und nutzbar ist. Nahezu alle Unternehmensbereiche profitieren von professionellem Digital-Asset-Management. Marketing, Vertrieb und Kreation greifen auf dieselben Inhalte zu, wodurch sichergestellt ist, dass die CI stets eingehalten werden kann. Der Vertriebsmitarbeiter nutzt diese Inhalte zur Erstellung neuer Präsentationen, Angebote und Portfolios, während der Content-Manager sie dem jeweiligen Produkt zuweisen kann. Alle Anwender greifen dabei immer auf die neueste Dateiversion zu, wodurch es keinen Versatz in Bezug auf die Aktualität der Datensätze gibt.
Ein ausgereiftes DAM-System ist vor allem für jene Unternehmen geeignet, die durch ihre eigene Produktvielfalt ein mindestens ebenso hohes Aufkommen von Datensätzen zu bewältigen haben. Ab einem gewissen Zeitpunkt ist es für das Unternehmen und für die einzelnen Mitarbeiter nahezu unmöglich, die Datenmengen zu überblicken, geschweige denn gezielt die richtige Datei an einem tief vergrabenen Speicherort zu finden oder zu nutzen. Die Vermarktung eigener Produkte und Dienstleistungen in komplexen Kampagnen erfordert, dass die unterschiedlichen Arten digitaler Assets schnell, einfach und bedarfsgerecht zusammengeführt werden können, ohne dass es zu einem Informationsverlust kommen könnte.
Allein im Marketing werden für Flyer, Whitepaper, Case Studies, Suchmaschinenoptimierung, Newsletter, Web-Content und die Kombination verschiedener Maßnahmen zahlreiche digitale Assets benötigt. Die Vermarktung von Leistungen oder Produkten erfolgt meist gleichzeitig über mehrere Kanäle, weshalb hier explizit die Einhaltung der CI über den kanalspezifischen Content beachtet werden muss. Professionelles DAM macht die Arbeit hier nicht nur leichter, sondern erspart allen Mitarbeitern viel produktive Arbeitszeit.
DAM nur für große und komplexe Unternehmensstrukturen?
Ein DAM-System ist ein elementarer Baustein in einer Plattform für digitales Marketing und digitalen Vertrieb. Dabei skaliert das System mit den Anforderungen des Unternehmens. Es stellt sich daher nicht nur die Frage, ob die Datenverwaltung im Unternehmen so komplex ist, dass sie ein DAM-System braucht. Die Frage nach einem DAM-System sollte auch unabhängig von der Komplexität der Anforderungen betrachtet werden: Der digitale Vertrieb macht es erforderlich, dass der Multimedia-Content schnell und flexibel in die verschiedensten Kanäle (Websites, E-Retailer, Social Media usw.) ausgespielt wird. Das Potential der Content-Creation und -Enrichment-Prozesse wird durch ein DAM-System voll ausgeschöpft werden. Es verbessert die Customer Experience und generiert so einen Wettbewerbsvorteil. Ein Unternehmen mit einer einfachen Produktstruktur und wenigen Zielmärkten profitiert von einer (dann ebenso einfachen) DAM-Lösung in gleichem Maße wie ein multinationaler Konzern mit hochkomplexer Produktstruktur.
Vorteile eines DAM-Systems
Erstellen von digitalen Assets aus der Digital Asset Library
Noch während der Produktion neuer Assets, beispielsweise in Adobe CC und bei entsprechender Konfiguration, können Sie sie mit einem professionellen DAM-System anderen Nutzern bereitstellen und das Feedback in den Erstellungsprozess einfließen lassen.
Zentrales Speichern digitaler Assets
Das Ablegen von Dateien an mehreren Orten zum gleichen Zeitpunkt gehört der Vergangenheit an. Es gibt einen einzigen Speicherort, auf den alle Anwender im Unternehmen zugreifen können. Außerdem lassen sich genehmigte Zugänge für Außenstehende erstellen, beispielsweise für externe Dienstleister oder Agenturen.
Effiziente Verwaltung digitaler Assets
Dadurch, dass Sie Ihre digitalen Assets mit Tags und Metadaten versehen, können sie über unterschiedliche Knotenpunkte gefunden und aufgerufen werden. Die einfache Filtermöglichkeit und Suchfunktion innerhalb der Bibliothek schaffen die verlustfreie und effiziente Ablage Ihrer Assets. Zusätzlich können einzelnen Nutzergruppen gesonderte Berechtigungen zugewiesen werden, um die Integrität und den Informationsgehalt der digitalen Assets zu wahren. So verhindern Sie, dass falsche oder veraltete Assets verwendet werden.
Produktives Ausspielen digitaler Assets
Ein professionelles DAM-System fördert den vielseitigen Einsatz Ihrer Assets über alle Marketing- und Vertriebskanäle. In Anbindung an Ihr Content-Management-System (CMS), Produktinformationsmanagement-System (PIM) und Ihr Shopsystem sowie weitere Plattformen können Sie alle Dateien kanalspezifisch und ohne Informationsverlust schnell ausspielen. Das Publishing über die Kanäle findet deutlich schneller statt und wahrt darüber hinaus die Einhaltung Ihrer CI.
Datensicherheit
Neben der Einfachheit der Bedienung und effizienten Nutzbarkeit Ihrer digitalen Assets sorgt ein DAM-System auch dafür, dass ausschließlich die von Ihnen autorisierten Nutzer auf die gespeicherten Dateien zugreifen können.
Schnelle und teamübergreifende Auffindbarkeit der digitalen Assets
Alles Teams, die mit den erstellten Assets arbeiten müssen, können sie noch schneller finden und für ihren weiteren Einsatz verarbeiten. Dadurch steht mehr produktive Arbeitszeit zur Verfügung und die Zusammenarbeit zwischen den Teams wird durch das Ausbleiben langwieriger Workflows gefördert.
Erleichterte IT-Infrastruktur
Dadurch, dass Ihre digitalen Assets nur noch an einem einzigen Speicherort liegen, entlasten Sie Ihre IT-Infrastruktur spürbar, was wiederum Speicherplatz und damit effektiv auch Hosting-Kosten einspart.
DAM und Suchmaschinenoptimierung (SEO)
Wer seine digitalen Assets, beispielsweise Bilder, manuell mit SEO-Daten pflegt, macht die Dateien anfällig für Fehler und widmet sich einer zeitraubenden Aufgabe. Mit einer guten DAM-Software lassen sich bestimmte Metadaten auch automatisiert einbringen, was nicht nur Arbeitszeit spart, sondern die Datenpflege und Formatierung für die Suchmaschinen deutlich erleichtert.
Reicht nicht auch ein CMS für die Verwaltung meiner digitalen Assets?
Agiert ein Unternehmen täglich mit einer Vielzahl von Produkten und Leistungen aus dem eigenen Portfolio heraus, ist ein Content-Management-System für die Verwaltung des Portfolios in aller Regel schon vorhanden. Und die Frage, ob ein CMS nicht bereits den benötigten Funktionsumfang mitbringt, ist nachvollziehbar. Denn eine Mediendatenbank ist meist schon in einem CMS enthalten. Doch diese Verwaltungsfunktionalität bezieht sich oft nur auf Bilder und Videos, um diese etwa auf der eigenen Webseite auszuspielen. Darüber hinaus stößt sie ab einer gewissen Menge und Vielfalt der Daten an ihre technischen Grenzen. Ein DAM-System erfasst verschiedenste Dateiformate und Dokumente und orchestriert sie an einem zentralen Punkt, damit sie unternehmensweit und brandaktuell zur Ausspielung über alle Marketingkanäle zur Verfügung stehen.
Welche ist die beste MAM-/DAM-Software für mich?
Um einem Unternehmen einen echten Mehrwert zu bieten, sollte ein modernes DAM-System effizient in die bestehenden Prozesse integrierbar sein, sodass möglichst alle berechtigten Nutzer den notwendigen Zugriff auf die digitalen Assets bekommen. Der Funktionsumfang der Software sollte entsprechend den Anforderungen des Unternehmens skalierbar sein, um einen größtmöglichen Business Value für die unternehmensspezifischen Herausforderungen zu bieten. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass es zurzeit einige sehr gute Anbieter für MAM-/DAM-Software gibt, deren Produkt sich zuverlässig nutzen lässt. Wichtig ist hierbei die für den Nutzer beste User Experience sowie die Anpassungsfähigkeit an die bestehenden Unternehmensprozesse.
Daher ist es aus unserer Erfahrung überaus wichtig, die späteren Benutzer dieser Lösung von Anfang an eng einzubinden. Das erhöht die Akzeptanz und steigert damit den Business Value der Lösung. Seit über 17 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, digitale Vertriebsprozesse zu etablieren und zu optimieren. Daher haben wir einen großen Erfahrungswert und eine hohe Kompetenz, wie solche Veränderungen in einem Unternehmen optimal umgesetzt werden. Wir begleiten diesen Change-Prozess unserer Kunden. Dafür erarbeiten wir in der Konzeptionsphase eines Projektes mit unserer agile DAM Methodik genau den Fahrplan, den das Unternehmen braucht, um die Benutzer dieses Systems zu begeistern.
communicode und CELUM: Ein innovatives Ensemble
Wir sind seit mehr als zehn Jahren erfolgreicher CELUM-Partner und können im Bereich DAM einen umfangreichen Erfahrungsschatz vorweisen. So können wir auch in komplex strukturierten Projekten stets die passenden Module/Funktionen von CELUM so kombinieren, dass ein möglichst großer Mehrwert für unsere Kunden entsteht. Außerdem sind wir häufig als SAP Commerce (ehemals Hybris) Spezialisten gefragt, wenn es um die Integration von CELUM DAM in Verbindung mit einer SAP Commerce- oder SAP Commerce PCM-Lösung geht. Hier arbeiten unsere CELUM- und SAP Commerce-Experten Hand in Hand, um eine nahtlose Integration dieser beiden Systeme im Projekt zu erreichen. Doch auch die Orchestrierung von CELUM mit anderen Systemen können wir gemeinsam mit Ihnen realisieren.
Ein professionelles DAM-System ist praktisch ein Muss für erfolgreiches Bestehen im dynamischen Wettbewerb. Ihr Unternehmen möchte seinen einheitlichen Markenauftritt bewahren, sein Dateimanagement optimieren und seine zahlreichen digitalen Assets effizient verwalten? Gerne sprechen wir mit Ihnen über eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung, die wir mit unserer Partnersoftware CELUM agil für Sie umsetzen.
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