Digitale Transformation – Wie viel Planung ist zur Umsetzung digitaler Projekte notwendig?

Wenn ihr Unternehmen bereits Ideen in abteilungsübergreifenden Teams in agiler Art und Weise umsetzt und kleine, inkrementelle Ergebnisse ohne 100% fixierten ROI in einem umgesetzten Proof-of-Concept schon zum Tagesgeschäft gehören, haben Sie bereits wichtige Schritte auf dem Weg Ihrer digitalen Transformation getan und das Folgende ist für Sie selbstverständlich.

Doch auch wenn Sie die besagten Etappenziele noch nicht ganz erreicht haben sollten, werden Ihnen die Aussagen in diesem Artikel vielleicht schon begegnet sein. Vielleicht ist aber auch Neues dabei und Sie bekommen dadurch eine gedankliche Inspiration für Ihren weiteren Erfolgskurs im digitalen Sektor.

Kaum ein Begriff wird in den Medien mehr strapaziert als der der „Digitalen Transformation“. Egal, ob man sich dem Thema aus volkswirtschaftlicher Sicht nähert – bei der Deutschland im Index für die digitale Wirtschaft und Gesellschaft (DESI) 2021 unter den 27 Mitgliedstaaten mit 54,1 an elfter Stelle steht– oder man die Frage stellt: „Warum etwas ändern, wenn es einem gut geht?“

Kein Unternehmensentscheider kann es sich mehr leisten, nicht über die Frage „Was bedeutet digitale Transformation für mein Geschäft?“ nachzudenken. Im folgenden Artikel möchten wir verschiedenen Fragestellungen und Überlebensstrategien unterwegs zu individueller digitaler Transformation betrachten.

Warum gerade jetzt?

Die Dynamik technischer Innovation ist ein wesentlicher Treiber für die Digitalisierung, da sich durch diese exponentiellen Sprünge heute technische Lösungen realisieren lassen, die noch vor 10 Jahren unvorstellbar gewesen wären. Der moderne Mensch ist ständig online und gut vernetzt bzw. informiert. Hinzu kommt der gesellschaftliche Wandel zur Share Economy. Unter Berücksichtigung dieser Aspekte sind neue und vielfältige Kombinationen von bekannten und bereits genutzten Technologien und Prozessen so erfolgreich. Am Beispiel von airbnb stellt man fest, dass zwar auch früher schon Wohnungen privat untervermietet worden sind, aber erst durch die Kombination mit ebenfalls schon vorhandenen Reservierungssystemen daraus eine digitale Community Plattform entstand, die es als „digitales schwarzes Brett“ Privatpersonen ermöglicht, kurzfristig Unterkünfte zu finden oder zu vermieten. Die beiden Faktoren „Exponentielles Wachstum“ und „Kombination von Anwendungen/Prozessen“ sind somit wesentliche Treiber für die digitale Transformation und werden in den nächsten Jahren Kundenerwartungen und daraus resultierend auch den Wettbewerbsdruck erhöhen.

Die Idee des “Digitalen Darwinismus“

zeigen in ihrem gleichnamigen und immer noch aktuellen Buch sehr konkret und anschaulich, was passiert, wenn sich Unternehmen nicht an die sich (immer schneller werdenden) Veränderungen anpassen: Sie verschwinden u.U. vom Markt oder in der Bedeutungslosigkeit. Der ehemalige Versandhändler Quelle, der Handyhersteller Nokia oder so ziemlich alle Videotheken seien hier als Beispiel genannt. Die Relevanz und Wichtigkeit JETZT zu handeln, leitet sich aus der besagten (immer) schnelleren Änderung der Rahmenbedingungen ab. Damit sind auch Änderungen innerhalb der Gesellschaft gemeint, welche sich in steigenden Kundenerwartungen widerspiegeln.

Wie verhalten sich Unternehmen in dieser Situation?

Im Gespräch mit e-Business Managern, Marketing- oder IT Leitern in Unternehmen jeder Branche, stellen wir fest, dass das Verständnis bezüglich der Notwendigkeit des Handelns im digitalen Umfeld sehr wohl vorhanden ist. Genauso wie Ziele, konkrete Ideen und der Wille, diese in die Tat umzusetzen.

In Workshops wird versucht, andere Abteilungen für diese Ideen zu begeistern und mögliche Prozesse werden besprochen. Meist wird versucht – analog zu dem bestehenden Geschäftsmodell – Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten 1:1 zu übertragen. Im besten Fall wird schließlich eine Entscheidungsvorlage für ein Budget dem Vorstand vorgelegt. Hier wird die Initiative dann oft gestoppt und wenn dies einmal passiert ist, dauert es lange, bis das Thema wieder zur Vorlage gebracht wird. Wertvolle Zeit geht dann verloren, während das Umfeld, die Konkurrenz und technische Anforderungen sich weiterentwickeln.

Als Hinderungsgründe werden häufig begrenzte Ressourcen/Skills, der Fokus auf das traditionelle Kerngeschäft, unklare Risiken, unklare Verantwortlichkeiten und ein schwer definierbarer ROI genannt. Natürlich gibt es – wie eingangs erwähnt – auch andere Beispiele, in denen Unternehmen und deren Entscheider in agiler Weise ihre Mitarbeiter nach dem Prinzip „Learning-by-Doing“ Ideen ausprobieren lassen und damit sukzessive Wissen im digitalen Kontext aufbauen (Pfad der Erleuchtung). Ein großer Teil von (klein- und mittelständischen) Unternehmen – vor allem im B2B Bereich – befinden sich jedoch mit hohen Erwartungen erst am Anfang ihrer Reise, während das zu erreichende Plateau der Produktivität aufgrund der exponentiellen technischen Entwicklung steigt und Lernkurven steiler werden.

Welche Fehler sollten Unternehmen während ihrer digitalen Business Transformation vermeiden?

Sich in Sicherheit wiegen

Die Tatsache, dass mit dem traditionellen Geschäft heute noch ausreichend Profit erwirtschaftet wird, bedeutet nicht, dass es in 5 Jahren immer noch so sein muss. Die beschriebene Dynamik führt eher dazu, dass Ihr Unternehmen von Veränderungen praktisch überrannt werden könnte und neue Wettbewerber schneller als gedacht zu einer ernsthaften Konkurrenz werden. Entweder durch Disruption oder einfach durch Vorsprung.

Keine Angst vor Veränderung

Bei aller gebotener Vorsicht sollten Sie nicht jedem technischen Trend blindlings folgen. Digitale Veränderungen sollten in die Struktur und zu den Kernkompetenzen Ihres Unternehmens passen. Kleinere Innovationen passen auch in bestehende Geschäftsfelder. Eine klare Positionierung Ihres Unternehmens in einer Innovations-/ Wettbewerbsmatrix kann Ihnen zudem mehr Transparenz des Status Quo vermitteln.

Deutsche Ingenieurskunst auf digitale Projekte anwenden

Struktur, Effizienz und Perfektionismus sind Attribute mit denen deutsche Unternehmen gerne in Verbindung gebracht werden. Dieses Wissen ist u.U. über mehrere Jahrzehnte aufgebaut und verfeinert worden. Zur erfolgreichen Umsetzung digitaler Projekte ist jedoch ein „Trial-and-Error“ Prinzip notwendig, das Fehler erlaubt. In kurzen, iterativen Zyklen sollte das bereits Erlebte geprüft und angepasst werden.

Ideen im Keim ersticken

Viele Ihrer jüngeren Mitarbeiter kennen sich in der digitalen Welt besser aus als Sie. Sie bringen Ideen mit, die sich von Ihrer Denkweise vielleicht unterscheiden. Es fällt unter Umständen schwer, sich den Erfolg vorzustellen und wie neue Ideen bestehendes Geschäft ablösen sollten.

Was sollten Unternehmen fördern?

Wettbewerb genau beobachten

Beobachten Sie Ihr Umfeld sehr genau. Änderungen werden aufgrund der exponentiellen Dynamik anfangs nicht immer wahrgenommen bzw. vernachlässigt. Nimmt der Wettbewerber dann Fahrt auf, ist es zum strukturierten Reagieren vielleicht schon zu spät. In Pilotprojekten lassen sich Ideen schnell und wirtschaftlich auf Erfolg prüfen. Änderungen im Business Case sind dabei nicht ungewöhnlich.

Abteilungsgrenzen überwinden

Nicht erst seit Beginn des digitalen Wandels ist kollaboratives Arbeiten unverzichtbar. In Ihrer Supply Chain sollte diese Praxis schon lange gelebt werden (die sich trotzdem immer wieder neu erfinden muss). Selbst bei erwarteten und stabilen Ergebnissen ist das „über-die-Mauer-werfen“ von Arbeitspaketen nicht mehr aktuell. Bei agilen Projekten mit sich schnell ändernden Anforderungen und kurzen Zyklen ist es schlicht ein Blocker.

Sponsoring im Topmanagement

Die notwendige Unterstützung der Geschäftsführung muss über Neujahrsansprachen oder einem gelegentlichen „Ja, das sollte man mal machen“ hinausgehen. Neben der Vision werden auch andere Mechanismen für Verantwortlichkeiten und Entscheidungen zum Tragen kommen und letztendlich müssen auch Budgets und Ressourcen bereitgestellt werden.

Ihre Unternehmenskultur verändern

Digitale Transformation ist ein evolutionärer Prozess, der stetig voranschreitet: Nur ein agiles Unternehmen mit einer transparenten Kompetenzkultur ist dem dynamischen Wesen der Digitalisierung langfristig gewachsen. Ein Umdenken muss unternehmensweit gefordert und gefördert und auch von Ihnen gelebt werden. Trainings, Umorganisation und das Heranziehen externen Consultings sind dabei unterstützende Maßnahmen.

Wie sollten Unternehmer vorgehen und wo anfangen?

Verstehen Sie digitale Business Transformation als Chance, Arbeitswelten neu zu gestalten und Ihr Angebot zu verbessern. Stellen Sie Ihren Kunden und seine Bedürfnisse in den Mittelpunkt und eröffnen Sie sinnvolle Kommunikationskanäle/Touchpoints. Davon ausgehend erschließen sich Modelle für Prozesse und deren Organisation. Schnell ist das neue Groß: Mit agilen Arbeitsmethoden begegnen Sie souverän dem dynamischen Wesen digitaler Märkte und treiben Ihre individuelle Transformation stetig voran.