Herausforderungen brauchen Lösungen. Mit COVID-19 beschäftigt aktuell eine der wohl größten Herausforderungen unserer Zeit die Welt. Wir möchten Gelegenheiten aufzeigen, wie auch aus Corona etwas Positives entstehen kann und wie Sie es in kurzer Zeit schaffen können, Digitalisierungsstrategien zu entwickeln und umzusetzen, die langfristig zu einer besseren Arbeits- und Projektqualität führen können.

Plötzlich digital?

Die Corona-Pandemie hält die Welt seit März 2020 in Atem. Die Wirtschaft in Deutschland und der gesamten Welt wurde von jetzt auf gleich hart getroffen. Die wirtschaftlichen Aktivitäten wurden weitestgehend heruntergefahren, Kontakte wurden und werden weiterhin vermieden und die Menschen verlagern viele Tätigkeiten ins Internet. Sowohl Verabredungen zum Essen und Kundengespräche als auch das Konsumverhalten werden vom Laptop von zu Hause durchgeführt. Bestellungen werden von nun an (möglichst) kontaktlos geliefert. Schulen wurden geschlossen und aus dem Präsenzunterricht wurde in einem lange andauernden Prozess Homeschooling, Distanzunterricht oder „Unterricht in Schichten“. In zahlreichen Firmen wurden Mitarbeiter aus den Büros direkt nach Hause geschickt, um von nun an daheim zu arbeiten.

Was bedeutet dies für die Unternehmen, Branchen, Schulen etc.? Historisch gewachsene Prozesse in den meisten Branchen und im öffentlichen Sektor werden auf den Kopf gestellt oder direkt eingefroren. Neue „digitale“ Prozesse werden benötigt und das von jetzt auf gleich. Präsenz, Auffindbarkeit und eigene Reputation im Internet sind wichtiger denn je, die Auslieferung von Waren und dahinter bestehende Lieferketten rücken in den Mittelpunkt statt persönlicher Gespräche vor Ort. Mitarbeiter im Homeoffice müssen sich stärker selbst organisieren und eine neue Art der Zusammenarbeit finden.

Die Herausforderung annehmen

Die Digitalisierung wurde in vielen Unternehmen und Branchen in Deutschland aufgrund von Komplexität und Kosten immer wieder in die Zukunft geschoben. Und das ist nicht ganz unbegründet, denn bei einer Digitalisierung stehen zu Beginn meist größere organisatorische und technische Herausforderungen an. Die Digitalisierung ist jedoch in einer vernetzten Welt alternativlos und die Pandemie legt einmal mehr den Finger in die Wunde, dass es sofort losgehen muss.

Lösungsansätze: Erste große Schritte auf dem digitalen Weg

Die Corona Pandemie zeigt, wie (un)flexibel Branchen und Unternehmen aktuell teilweise sind und legt die Schwachstellen offen. Das ist der Auftakt, den es vielleicht vielfach gebraucht hat, um das Thema Digitalisierung anzugehen und ganzheitlich zu betrachten. Gleichwohl wird es nicht zielführend sein sofort alle Prozesse „umzuwerfen“ und neu zu starten. Dafür gibt es zu viele Abhängigkeiten und auch gute Gründe, warum Prozesse so bestehen, da sie in der Vergangenheit zum Erfolg geführt haben.

Aus dieser Sicht empfehlen wir in kleineren Schritten zu denken und sich gezielt einzelne Geschäftsprozesse vorzunehmen und schrittweise zu digitalisieren. So wirken sich die Veränderungen in einem moderaten Maß aus und die Mitarbeiter werden schrittweise an neue Prozesse herangeführt. Denn es ist auch sehr wichtig zu betonen, dass eine Digitalisierung von Prozessen nicht bedeutet Mitarbeiter freizusetzen, sondern lediglich die Art der Tätigkeit, die der Mitarbeiter verbringt, wird sich ändern.

Geschäftsprozesse modellieren

An erster Stelle steht die Analyse der jeweiligen Geschäftsprozesse, also ein grobes Bild der Unternehmensprozesse zu zeichnen. Im agilen Kontext werden dann gezielt einzelne Geschäftsprozesse herausgenommen und modelliert. Bei diesem minimal invasiven Vorgehen, kann so beispielsweise ein Geschäftsprozess gestaltet werden, der möglichst autark von anderen Prozessen funktioniert. Anhand angepasster Prozesse werden so neue Systeme und Arbeitsweisen ausprobiert und liefern schnell Erkenntnisse, wie gut diese Art der Anpassung funktioniert.

Die Anpassung von Geschäftsprozessen kann aber genauso das Aufbrechen von Abteilungssilos bedeuten. Der Geschäftsprozess wird zum Beispiel an der Schnittstelle Marketing und Sales neu geordnet. Wenn die Marketingabteilung bisher lediglich dafür verantwortlich war, neue Leads zu generieren, so wird ein echter Mehrwert geschaffen, wenn sie zukünftig auch im weiteren Kunden-Lead-Prozess beteiligt wird. Erhält die Marketingabteilung zukünftig Rückmeldung, wann die Sales-Abteilung mit dem Kunden zu welchen Themen spricht, so kann das Marketing zukünftige Marketingaktionen zielgerichteter ausspielen und das Budget so investieren, dass nicht nur Maßnahmen zu mehr Leads sondern auch zu langfristigeren und damit höheren Umsätzen führen. Umgekehrt kann das Marketing auf Basis Ihrer Erfahrungen Sales genaue Informationen liefern, in welcher Phase des Entscheidungsprozesses der Kunde sich gerade befindet und wann der ideale Zeitpunkt für ein Kundengespräch ist.

Erst dann werden gezielt weitere Geschäftsprozesse – auf Basis des neu gewonnenen Wissens – angepasst. Diese kleinen Schritte lassen Mitarbeiter gezielt lernen und an die teils neuen Arbeitsweisen, Technik und Tools schulen und gewöhnen, sodass der reguläre Geschäftsbetrieb weiterlaufen kann.

Werte schaffen

Welche Prozesse sollen zuerst angepasst werden, die Digitalisierung welcher Prozesse bringen den größten Mehrwert? Es reicht nicht aus, nur die Kosten und Komplexität zu betrachten – auch der Mehrwert von Prozessen muss in Digitalisierungsbetrachtungen miteinbezogen werden. Mehrwerte können dabei sehr unterschiedlich betrachtet werden, es kann beispielsweise die zusätzliche digitale Reichweite sein, ein höherer Paketdurchschlag oder auch die Senkung des Abbruchrate auf der Website durch eine bessere Besucherführung.

Agiles Vorgehen

Agil bedeutet kontinuierliche Transparenz im Vorgehen und erhöhte Flexibilität, um auf Projekt- und Umwelteinflüsse reagieren zu können. In kurzen Zeitabständen werden fertige Produkte geliefert (oder Prozesse angepasst), um diese direkt in der Praxis zu erproben und zu lernen. Etwaige Fehler werden früh(er) entdeckt und beeinflussen die weitere Produkt- und Prozessentwicklung.

Eine komplette Anpassung oder Änderung aller Geschäftsprozesse überfordern Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen, weil die Komplexität zu groß ist und die bisher funktionierenden Betrieb (be)hindert. Die Konzentration auf Teil-Geschäftsprozesse ermöglicht es die Veränderungen für alle tragbarer und umsetzbarer zu gestalten, die Akzeptanz durch die Mitarbeiter steigt deutlich, sie lernen neue Arbeitsweisen und an neuen (technischen) Systemen. Erkenntnisse werden genutzt, um die nächsten Schritte der Digitalisierung am Bedarf des Unternehmens und der Mitarbeiter zu planen, statt von vorneherein auf dem Papier Prozesse zu gestalten, die dann vielleicht nicht praxisnah genug sind. Agil heißt in nicht planlos – sondern ein an die Bedürfnisse angepasstes iteratives Vorgehen mit stetiger Lernkurve, das kontinuierliche Ergebnisse liefert.

Zeit

Die bisher nicht oder ungenügend angegangene Digitalisierung wird nicht in 3 Monaten aufgeholt. Veränderungen benötigen Zeit, da sich neue Geschäftsprozesse erst etablieren und vielleicht auch erst rechtfertigen müssen. Aber durch gezielte Anpassung und Digitalisierung der jeweiligen Prozesse, werden durch agiles Arbeiten Etappenziele erreicht, ohne die ganzheitliche Sicht aus den Augen zu verlieren. Digitalisiert man beispielsweise die analogen Fax-Meldungen an die Gesundheitsämter, indem diese direkt digital versendet und empfängt, so entfallen Prozessschritte wie Ausdrucken, Sichtung von Unterlagen, erneutes Einscannen. Die Mitarbeiter haben deutlich mehr Zeit sich um andere Tätigkeiten wie zum Beispiel die Kontaktnachverfolgung zu kümmern.

Kunden und Mitarbeiter

Ihre Zielgruppe ist größer als gedacht. Die Digitalisierung wird die Arbeitsweise der Mitarbeiter und das (Einkaufs-)Verhalten der Kunden verändern. Nehmen Sie alle Zielgruppen mit auf die Reise, indem Sie den Kunden aktiv über neue Abläufe informieren. Unterstützen Sie die Mitarbeiter, indem sie diese früh in Entscheidungen und Neugestaltungen von Prozesse einbeziehen und mitgestalten lassen. Das steigert neben der Akzeptanz auch den langfristigen Erfolg und steigert langfristig die Arbeits- und Projektqualität.

Eine ausgereifte, digitale Strategie lässt sich sicherlich nicht über Nacht entwickeln. Es braucht selbstverständlich die Mittel, die Zeit, aber auch den Willen, um diesen Weg zu gehen und sein Unternehmen auf konkurrenzfähige Beine zu stellen. Wer seine Geschäftsprozesse digital aufstellt und seine Mitarbeiter sowie Kunden aktiv in die anstehenden Veränderungen mit einbezieht, legt einen wichtigen Grundstein für eine erfolgreiche Digitalisierung.